O organizaci pracovní plochy, práce a dokumentů / Habr

Pojďme diskutovat o otázce organizace ikon na ploše. Rád bych řekl: „Ukažte mi svou plochu a já vám řeknu, jak pracujete.“ Uvedu hlavní myšlenku: Pracovní plocha je navržena pro organizaci aktuální práce na dokumentech. To, co je na stole, je ve vědomí, v centru pozornosti. Proto je důležité mít pro toto zaměření strukturu a je důležité z zaměření včas odstranit nepotřebné věci.
Při používání plochy lze často pozorovat následující strategie chování:

• naplnit tabulku ikonami na maximum, pravidelně „odstraňovat nepoužívané“
• nechte na stole koš a krásný obrázek, sejměte vše ze stolu, koš pravidelně čistěte
• umístěte na stůl často používané zkratky a některé pracovní dokumenty

UPD: Zatím vítězí v komentářích možnost nevyužitého stolu.
To vše jsou varianty normy, jedinou nevýhodou je, že pracovní plocha nepomáhá při organizaci práce. Je to jako vinit kočku, že si nevzala pantofle. Ale mohl to přinést. Stačí správně nakreslit cesty.

Nejprve jsem si myslel, že jsem génius a vydělám na tomto nápadu miliony, ale pak jsem se rozhodl napsat do vyhledávače „Uspořádání tapety na plochu“. Fantazírovaná jachta a dívčí fanoušci zmizeli, ale ukázalo se, že za prvé, touha je zcela přiměřená, a za druhé, existují již hotové možnosti, které lze vzít a použít. Tito. alespoň pantofle. Obrázek nahoře je z článku Jak navrhnout a vytvořit čistou, organizovanou plochu.
Níže je seznam nalezených článků a možností a budu také mluvit o svém nápadu a problémech, které by měl vyřešit:

1. Přispějte k organizaci ukládání dokumentů
2. Pomoc při řízení práce
3. Spravujte svou plochu v průběhu času

Samotná myšlenka je jednoduchá a jasná: obrázek na ploše by měl pomoci „správně“ umístit zástupce a spravovat jejich životy.
Kdo umí kreslit, navrhněte své možnosti v komentářích, přidám je do článku, jinak mi na ruce šlápl medvěd.

Přehled možností, které vás zajímají:

Uspořádejte si plochu pomocí jednoduché tapety

Byl jsem také první, kdo měl nápad najít obrázek, kde by ikony organicky zapadaly. Buď interiér s policemi, nebo nějaký dopravník. Steampunk. Úkoly jsou ale nastaveny jasněji, takže hledáme dál.

Jak si uspořádat plochu pro zvýšení produktivity

Tato myšlenka je jednoduchá a srozumitelná, ale nijak nepomáhá řešit výše položené problémy. Ikon je spousta, proces práce na nich není nijak podporován.

Zvyšte produktivitu svého počítače pomocí těchto vestavěných organizačních tapet

Myšlenka využití desktopu jako nástroje pro práci, kde předměty jen neleží, ale procházejí svou cestou, byla odhalena. V článku je několik dalších hotových obrázků. Existuje další podobný článek s podobnou organizací ve formě stop: Uspořádejte si plochu – Ne, ne!

Uspořádejte si plochu počítače

Toto je nejesteticky nejpříjemnější z nalezených a obsahuje také vlastní myšlenku organizace práce.
Je pravda, že ve všech těchto přístupech se mi nelíbí, že stále můžete umístit spoustu ikon na stůl.

O čistotě stolu

• Přeneste malé záznamy do deníku, organizéru atd.
• Umístěte dokumenty na správné místo uložení (zásobník/složka „archiv“, „aktuální projekt“, „koncepty“, „angličtina“ atd.)
• Dokončete to, co jste začali, na kus papíru a vyhoďte to

Navrhovaný koncept

• Plocha slouží pro rychlý přístup ke klíčovým aplikacím
• Na plochu jsou umístěny objekty, se kterými právě pracujete
• Objekty se přesouvají po stole do různých oblastí v závislosti na aktuálním stavu práce na nich
• Plocha slouží k navigaci v dlouhodobém úložišti
• Na ploše je obrázek, který definuje určená místa pro dokumenty a zástupce.

Může být nabízena softwarová služba, která automatizuje zpracování objektů na stole (automatická archivace nepoužívaných zástupců, automatické uspořádání, kontrola termínu atd.)
Níže popíšu konkrétní konfiguraci desktopu a některé zdůvodnění těchto myšlenek. Je však zcela jasné, že přístupy se mohou lišit a kombinovat.
Střední část tabulky je tedy věnována obrázku. Tak, aby lahodila oku a nerušila stůl.

Spustit zkratky

Vlevo jsou stálí zástupci programů. V levém horním rohu je koš. A později vysvětlím proč. Pokud je vlevo příliš mnoho programů, tak se za prvé zamyslete nad tím, zda jsou opravdu potřeba každý den a za druhé můžete použít dva svislé sloupce ikon. Naše řešení je škálovatelné.

Panel pracovních dokumentů

Horní linie je nejdůležitější. Je stále na očích, nejpohodlněji se používá pro aktuální práci. Navrhuji následující strukturu:
Levá třetina je pro dočasné soubory, které byly zpracovány, vytištěny, připojeny, odeslány, zkopírovány a vloženy tam, kde bylo potřeba, a odeslány do koše. Proto je koš umístěn právě tam nalevo od nich.
Prostřední třetina je pro aktuální dokumenty, na kterých se právě pracuje. Po dokončení je lze odeslat na zamýšlené místo určení a přesunout do archivu nebo koše.
Pravá třetina je pro dokumenty, které na stole leží při delší práci.
Zdá se mi, že na optimální počet aktuálních pracovních dokumentů (úkolů) pro vědomí stačí moderní širokoúhlé monitory. V případě potřeby ale můžeme použít dvě řady navrch.

Ukládání dokumentů

Vpravo budeme mít nástroj pro organizaci dlouhodobého skladování. Symetricky od koše v pravém horním rohu je složka „Archiv“ nebo „Sklad“. Jakmile je práce na dokumentu dokončena, pošle se tam vše, co je škoda mazat, ale je příliš líné na klasifikaci. Nechte tuto práci na vestavěných nástrojích pro vyhledávání značek a obsahu. Pořád se raduji pokaždé, když do takového archivu přenesu další nesrozumitelný dokument ze své rutiny. Je nemožné vytvořit systém na všechno, zvláště pokud to není opravdu potřeba. Nestrukturovaný archiv pro nevyžádanou poštu, indexování obsahu a vyhledávání je snadný způsob, jak uvolnit svůj stůl a mysl. Šlápnu tady na hrdlo písni o archivu, protože chci říct hodně, ale ne všechno najednou.
Další je samotný nástroj pro strukturování úložiště. Musíte vytvořit jednoduchý systém ukládání souborů a dát na stůl zástupce klíčových bodů v tomto systému. To znamená, že užitečné dokumenty po zpracování neskončí na obecném archivu-skládce, ale na správném místě. A vstupní body do takových míst umístíme v řadě vpravo.

Dynamika pohybu dokumentů

Naše dynamika je tedy následující: dokumenty jdou nahoru, jsou odváženy do koše vlevo, do archivu vpravo nebo do trvalého úložiště vpravo a dolů. Vzhled nových předmětů na stole nás nutí odstranit nepotřebné věci ze stolu. Stanovte si pravidlo – nemít více než 5-9 aktuálních dokumentů, na kterých se aktivně pracuje. Zbytek je potřeba dokončit, zrušit, delegovat, přenést do budoucnosti. Ano, to je jeden z nápadů – stroj času na soubory. Jakmile dokončíte práci na dokumentu, vložte jej na správné místo (zelené šipky na obrázku výše).
Níže napíšu o příkladu uspořádání takového úložiště, ale zatím pár slov o zbývajícím prostoru.
TaskBar, který logicky doplňuje symetrický obrázek, takže štítky neumisťuji dole. Pokud se ale bavíme o škálování, tak pokud máme dvě řady popisků vlevo a nahoře, tak dvě řady mohou být vpravo – např. pro sloupec neustále potřebných dokumentů – návody, schémata, odkazy na projekt složky atd. A níže může být další řádek. Například pro hry a zábavu.
Stalo se mi toto:
No a abych dvakrát nevstával, pár slov ke struktuře úložiště dokumentů (složka Moje dokumenty). Mluvíme o tom zde, protože pravá strana tabulky je věnována navigaci v úložišti.

Skladovací struktura

Mail – složka s místní mezipamětí poštovního programu. Nepotřebuje zálohu. Přejmenuji to na Cache.
Hudba – složka s hudbou a videi pro práci. Přejmenuji to na Media. Nepotřebuje zálohu.
Temp – složka pro dočasné objekty při kopírování atd.
SkyDrive je složka pro všechny dokumenty, které jsou synchronizovány s cloudem a vaším domácím počítačem.

SkyDrive obsahuje:
Kancelář – kancelářské dokumenty (služební cesty, instrukce, objednávky atd.)
Osobní – složka s osobními soubory
Práce – složka s pracovními soubory
Fotky, obrázky – fotky, obrázky
Public, Shared – složky dostupné na internetu pro sdílení přes SkyDrive s dalšími lidmi

Další dělení nemá smysl podrobně popisovat. Pracovní složka obsahuje archiv projektů, aktuálních projektů, prezentací atd. Hlavní věc je, že na ploše jsou zástupci klíčových bodů této struktury. A k aktuálním aktivním projektům. To vám umožní bez námahy organizovat dokumenty do složek pro dlouhodobé skladování. V komentářích navrhněte své možnosti uspořádání tapety a nápady na jejich použití.
PS Našel jsem starý příspěvek na Habré na toto téma. Tam je však opět celý stůl posetý dokumenty.
UPD: Mnoho lidí doporučuje Fences. Tato věc je zmíněna v článcích, ale chtěl jsem probrat desktop v jeho nejčistší podobě. Ještě jednou chci zdůraznit pointu článku: nemusíte používat tabulku. Toto je pouze jedna z aplikací. Ale když je to DOPLNĚK ke správě verzí, ke cloudovým složkám, ke struktuře dokumentů (to vše je vidět v článku), tak proč nevyužít tabulku jako DALŠÍ nástroj, když je vždy po ruce.

• tapety gtd
• organizace souborů
• organizace záležitostí
• gtd
• desktop
• organizace práce